Memorandum of Understanding
Nachdem ein COST-Antrag positiv evaluiert und von der COST Association bewilligt wurde, wird das Antragskonsortium umgehend informiert. Meist ist der Antrag noch geringfügig zu überarbeiten, bevor er als Gemeinsame Absichtserklärung, dem sogenannten Memorandum of Understanding (MoU), auf der europäischen COST-Webseite veröffentlicht wird.
Das MoU enthält alle wichtigen Informationen zum behandelnden wissenschaftlichen Thema der COST-Aktion, wie zum Beispiel zum Stand der Forschung und den wissenschaftlichen Herausforderungen, zum Bedarf und Nutzen der Vernetzung, zu Zielen und zu erwartenden Ergebnissen sowie zur Ausgestaltung der Arbeitsgruppen und Organisation der COST-Aktion.
Nach der Veröffentlichung des MoU einer COST-Aktion werden Teilnehmende des Antragskonsortiums und gegebenenfalls weitere Interessierte für den Verwaltungsausschuss Management Committee benannt. Dieses Verfahren, für das der nationale COST-Koordinator beziehungsweise die nationale COST-Koordinatorin (CNC) jedes COST-Mitgliedsstaates zuständig ist, wird als „Benennungs- und Zeichnungsverfahren“ bezeichnet.
Benennungs- und Zeichnungsverfahren
Der oder die CNC eines jeden COST-Mitgliedsstaates ist für die Benennung von Teilnehmenden für den Verwaltungsausschuss einer COST-Aktion zuständig. In Deutschland führt das nationale COST-Büro des DLR Projektträgers im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) das Benennungs- und Zeichnungsverfahren durch. Es koordiniert die Benennung von ein bis zwei deutschen Delegierten in das Management Committee der neu bewilligten COST-Aktionen.
Für die Benennung in das Management Committee folgt das deutsche COST-Büro in der Regel den abgestimmten Vorschlägen des Antragskonsortiums der COST-Aktionen. Liegen keine Vorschläge für eine deutsche Beteiligung vor, so holt das COST-Büro Vorschläge ein, zum Beispiel bei den für die jeweilige Aktion fachlich zuständigen Ministerien.
Kick-off Meeting
Das Kick-off Meeting, das heißt das erste Management Committee Meeting einer COST-Aktion, findet meist vier bis fünf Monate nach Bewilligung der Aktion auf Einladung und unter Leitung der COST Association in Brüssel (teilweise hybrid) statt.
Auf dem ersten Management Committee Meeting werden offiziell der Chair und Vice-Chair sowie die Leitungen der Arbeitsgruppen gewählt. Zudem wird der für die Finanzierung einer Aktion zuständige Grant Holder bestimmt. Anschließend werden einführende wichtige Informationen zum administrativen Ablauf einer COST-Aktion durch die COST Association erteilt.
Das Datum des ersten Management Committee Meetings ist zugleich das offizielle Startdatum der COST-Aktion. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die vierjährige Laufzeit einer COST-Aktion.
Expandieren der COST-Aktion
Eine COST-Aktion ist in den ersten drei Jahren offen für weitere Teilnehmende. Dies ermöglicht sowohl die Teilnahme von weiteren Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern aus den bereits beteiligten Ländern sowie aus weiteren COST-Mitgliedsländern, wie beispielsweise Benachbarten Staaten und Internationalen Partnerländern.
Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Einbeziehung von weiteren, weniger forschungsintensiven europäischen Staaten in die COST-Aktionen. Es gelten gesonderte Bedingungen für die Aufnahme von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern aus Benachbarten Staaten und Internationalen Partnerländern in eine COST-Aktion. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Übersichtsseite zu COST.
Nach dem offiziellen Start der COST-Aktion (das heißt nach dem Kick-off Meeting) muss der Verwaltungsausschuss der COST-Aktion der Benennung von neuen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern zustimmen. Das kann entweder durch explizite Zustimmung/Ablehnung geschehen oder auch stillschweigend durch die sogenannte Verschweigefrist, das heißt wenn der Verwaltungsausschuss einer Benennung von Delegierten für das Management Committee nicht innerhalb von 4 Wochen widerspricht, gelten sie als benannt.
Durchführung einer COST-Aktion, Gestaltungsspielraum
Der Verwaltungsausschuss ist maßgeblich für die Koordinierung und das Management der COST-Aktivitäten sowie für das Erreichen und Einhalten der Ziele einer Aktion verantwortlich.
Während der vierjährigen Laufzeit einer COST-Aktion hat der Verwaltungsausschuss einer COST-Aktionen einen hohen Gestaltungsspielraum hinsichtlich der organisatorischen und inhaltlichen Gestaltung einer Aktion, sofern diese den zuvor in der Gemeinsamen Absichtserklärung (MoU - Memorandum of Understanding) festgelegten Zielen entspricht und Aktivitäten und Abläufe in Einklang mit den Bestimmungen der COST-Regelungen sind. Entsprechend kann das Monitoring Committee Termine von Arbeitsgruppensitzungen und anderen Treffen einer COST-Aktion weitgehend selbst über den eigenen Verwaltungsausschuss bestimmen.
Evaluierung und Berichtspflicht einer COST-Aktion, Monitoring
Nach 18 und 36 Monaten erfolgt eine externe Zwischenevaluierung der COST-Aktion. Der Gutachter beziehungsweise die Gutachterin wird hierbei von der COST Association bestimmt. Grundlage der externen Begutachtung sind Zwischenberichte, die von der COST-Aktion angefertigt werden müssen.
Zudem muss die COST-Aktion einen Abschlussbericht vor Beendigung der COST-Aktion erstellen. Dieser wird von der COST Association in Brüssel geprüft. Die Federführung für die Erstellung der obligatorischen Berichte liegt beim Management Committee der COST-Aktion.
Weitere Informationen zur Berichtspflicht stehen als Download zur Verfügung.
